5.
April
2012
In vielen unserer Projekte zum sozialen Intranet ist eine Hauptanforderung, die Belastung durch Mail-Kommunikation zu reduzieren und für die Nutzer die wesentlichen, relevanten Informationen herauszuschälen. Die Ansätze dazu sind vielfältig. Im Wesentlichen können 2 Hebel angesetzt werden: ‘Mails vermeiden’ und ‘Mails besser organisieren’:
- Das Kommunikationsbedürfnis für Arbeitsabläufe an sich muss weiterentwickelt werden. Rundfragen und Ping-Pong-Kommunikation entstehen oft durch unklare Vorgaben und unscharfe Informationen während des Arbeitsprozesses.
- Das Verhalten beim Schreiben und Weiterleiten von Mails ändern
- Mails können durch technische Unterstützung besser organisiert und kanalisiert werden
- Mails können durch Nachrichten-Postings an zentralen, interaktiven Messaging-Boards abgelöst werden
Wir haben uns einmal die Mühe gemacht, aus den Projekten und den im Internet verfügbaren Best-Practices eine Auswahl von Detailvorschlägen für Sie zusammenzustellen. Viel Spass bei der Lektüre!
Kategorien: Analysen, Case Studies
Kommentare
Ein Kommentar to “Die Mail-Flut im Griff behalten”
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Ich würde gerne noch unter dem Thema: “zentralen, interaktiven Messaging-Boards” Communote ergänzen.
Unsere Kunden haben insb. in der Projekt- und Teamkommunikation sehr gute Erfahrungen mit der Verwendung von Communote an Stelle von E-Mails gemacht.
Informationen aus Meetings, Gesprächen, Telefonaten sowie Fragen und Statusinformationen sind so für jeden in einem projektbezogen Bereich einsehbar. Weitere Struktur kann man durch das verwenden von Schlagwörtern (Tags) erreichen.
Das schafft Transparenz im Projekt und vermeidet Doppelarbeit.